HTML-Signatur in Outlook 365 einfügen

Anleitung: HTML-Signatur in Microsoft Outlook 365 einfügen

Wichtiger Hinweis vorab

Microsoft Outlook 365 gibt es in zwei Varianten:

1. Outlook im Browser (Webversion)
2. Outlook als installierte Desktop-App

Die Vorgehensweise unterscheidet sich leicht. Bitte prüfen Sie zuerst, welche Version Sie verwenden.

Variante 1: Outlook 365 im Browser (outlook.office.com)

1. Einstellungen öffnen

1. Outlook öffnen
2. Oben rechts auf das Zahnrad-Symbol klicken
3. Ganz unten auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ klicken

2. Signaturbereich öffnen

Gehen Sie zu:

E-Mail → Verfassen und Antworten

Hier finden Sie das Feld für Ihre Signatur.

3. HTML-Signatur einfügen

Möglichkeit A (empfohlen, wenn eine HTML-Datei vorliegt):

1. Öffnen Sie die gelieferte HTML-Datei in einem Browser (z. B. Chrome oder Edge).
2. Markieren Sie den kompletten Inhalt (Strg + A).
3. Kopieren (Strg + C).
4. In das Signaturfeld klicken.
5. Einfügen (Strg + V).

Wichtig: Nicht den Quellcode einfügen, sondern die fertig dargestellte Version aus dem Browser.

4. Logo korrekt einfügen (falls es nicht automatisch erscheint)

Falls das PNG-Logo nicht angezeigt wird:

1. Cursor an die gewünschte Stelle setzen.
2. Im Signaturfeld auf „Bild einfügen“ klicken.
3. Das gelieferte PNG auswählen.
4. Speichern.

Tipp: Das Logo sollte möglichst klein sein (optimiert für Web, ideal unter 200 KB).

5. Signatur aktivieren

Unterhalb des Signaturfeldes:

• „Automatisch in neue Nachrichten einfügen“ aktivieren
• „Automatisch in Antworten und Weiterleitungen einfügen“ aktivieren

Anschließend unten auf Speichern klicken.

Variante 2: Outlook 365 Desktop-App (Windows)

1. Signaturverwaltung öffnen

1. Outlook öffnen
2. Oben auf „Datei“ klicken
3. „Optionen“ auswählen
4. Links auf „E-Mail“ klicken
5. Button „Signaturen…“ anklicken

2. Neue Signatur anlegen

1. Auf „Neu“ klicken
2. Namen vergeben (z. B. „Standard“)
3. Bestätigen

3. HTML-Signatur einfügen

1. HTML-Datei im Browser öffnen
2. Alles markieren (Strg + A)
3. Kopieren (Strg + C)
4. In das große Signaturfeld klicken
5. Einfügen (Strg + V)

4. Logo einfügen (falls nötig)

Falls das Logo nicht mit übernommen wurde:

1. Cursor positionieren
2. Im Signaturfeld auf das Bild-Symbol klicken
3. PNG auswählen
4. Größe ggf. anpassen

Wichtig: Das Logo muss lokal gespeichert sein, sonst wird es nicht korrekt eingebettet.

5. Standard-Signatur festlegen

Im oberen Bereich auswählen:

• Für neue Nachrichten: gewünschte Signatur auswählen
• Für Antworten/Weiterleitungen: gewünschte Signatur auswählen

Mit OK bestätigen.

Häufige Probleme

Logo wird beim Empfänger nicht angezeigt

Das Bild wurde nicht eingebettet, sondern nur verlinkt. Lösung: Bild direkt über „Bild einfügen“ hochladen.

Schrift sieht anders aus

Outlook unterstützt nicht alle Web-Fonts. Verwenden Sie Standardschriften wie Arial, Calibri oder Verdana.

Abstände verschoben

Outlook verwendet eine eigene Rendering-Engine. Tabellenlayouts funktionieren in der Regel zuverlässiger als moderne Layout-Techniken.

Benötigte Dateien

• HTML-Datei der Signatur
• PNG-Logo
• Optional: PDF-Muster zur Kontrolle