Warum eure Kontaktformulare scheinbar „nicht mehr funktionieren“ – und was wirklich dahinter steckt
Seit 2011 entwickeln wir als Agentur professionelle Webseiten mit WordPress. Bei nahezu jedem Projekt nutzen wir Kontaktformulare, das gehört für uns zum Standard. Ebenso dazugehört, dass diese Formulare eine E-Mail versenden: eine Benachrichtigung an euch als Websitebetreiber:in und eine Dankesnachricht an den oder die Absender:in.
Der übliche Weg: Versand per phpMail
Für diese E-Mails wird die PHP-eigene Funktion phpMail() verwendet. Das ist der einfachste und schnellste Weg, eine E-Mail direkt vom Server eurer Webseite zu versenden. Das hat viele Jahre lang auch problemlos funktioniert.
Warum jetzt plötzlich E-Mails nicht mehr ankommen
In den letzten Jahren hat sich jedoch einiges verändert. Der E-Mail-Versand im Internet ist nicht mehr so „naiv“ wie früher. Die großen Anbieter wie Gmail, Microsoft 365, GMX, Web.de und viele weitere haben ihre Spamfilter massiv verschärft. Das ist auch gut so, denn Spam ist heute aggressiver und raffinierter denn je. Leider bedeutet das aber auch:
E-Mails, die per phpMail verschickt werden, werden oft komplett blockiert.
Sie landen nicht im Spamordner. Sie kommen gar nicht mehr an.
Und genau hier liegt das Problem: Wir bekommen aktuell fast täglich Rückmeldungen wie:
- „Mein Kontaktformular funktioniert nicht mehr!“
- „Ich bekomme keine Mails mehr über die Webseite!“
Dabei funktioniert das Formular technisch einwandfrei. Es versendet die E-Mails wie vorgesehen. Aber die Spamfilter des Empfängers blockieren sie stillschweigend. Das ist natürlich extrem ärgerlich und sorgt für Unsicherheit.
Warum trifft das phpMail so hart?
phpMail sendet die Mail nicht über einen „echten“ Mailserver, sondern direkt vom Webserver. Das wirkt für Spamfilter oft verdächtig, denn:
- Die eMail hat keine SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge.
- Es gibt keinen überprüfbaren Absender.
- Viele Spammer nutzen genau diese Technik, um unbemerkt massenhaft E-Mails zu versenden.
Und leider wird dann auch eure ganz legale, harmlose Kontaktformular-Mail aussortiert.
Was ist die Lösung?
Die gute Nachricht: Es gibt eine sehr zuverlässige Lösung für dieses Problem.
Wir können euer Kontaktformular so umstellen, dass es nicht mehr per phpMail sendet, sondern über einen echten Mailserver. Das funktioniert über die sogenannte SMTP-Schnittstelle (Simple Mail Transfer Protocol). Damit sieht der Versand für Spamfilter genauso aus, wie wenn ihr eine E-Mail ganz normal aus eurem Mailprogramm verschickt.
Was brauchen wir dafür von euch?
Ihr müsst eine eigene E-Mail-Adresse für euer Kontaktformular anlegen, z. B.:
kontaktformular@eure-domain.de
Dazu brauchen wir dann von euch die Zugangsdaten für diesen Mail-Account:
- SMTP-Server (z. B. smtp.office365.com oder smtp.strato.de)
- SMTP-Port (meist 587 oder 465)
- Benutzername (meist die Mailadresse selbst)
- Passwort (für dieses Mailkonto)
Wir binden das dann in euer Kontaktformular ein, sodass die Mails über diesen Account versendet werden.
Was ist mit Microsoft 365?
Wenn ihr Microsoft 365 als Mailanbieter nutzt, gibt es eine kleine Besonderheit: Damit der Versand über SMTP funktioniert, benötigen wir ein spezielles Plugin in einer kostenpflichtigen Version.
Fazit
Das Problem liegt nicht bei euch. Es liegt auch nicht an uns oder am Kontaktformular. Es liegt schlicht und einfach daran, dass die Spamfilter heute sehr viel strenger sind als früher – und phpMail in vielen Fällen nicht mehr akzeptieren.
Wenn ihr betroffen seid, sprecht uns gerne an. Wir helfen euch gern bei der Umstellung auf SMTP-Versand und sorgen dafür, dass eure eMails wieder so ankommen, wie ihr es gewohnt seid: zuverlässig.
Schlagwörter: eMail, Kontaktformular
